Одним із кроків на шляху розбудови та удосконалення системи нотаріату став підписаний Наказ Міністерства юстиції України від 18.02.2021 № 638/5 «Про затвердження Змін до Правил ведення нотаріального діловодства». Адже чітка та правильна організація діловодства у нотаріусів має важливе значення для організації якісного й оперативного обслуговування населення, додержання вимог законодавства, обґрунтованості та оперативності роботи, сприяння громадянам та юридичним особам у здійсненні їхніх прав та законних інтересів.

Варто зазначити, що нововведення стали підсумком плідної співпраці Міністерства юстиції України з Нотаріальною палатою України на шляху подолання архівної бюрократії та спрощення порядку ведення нотаріального діловодства.

Основні зміни стосуються типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса: ліквідовано архаїчні вимоги, які вже давно не відповідали  професійним потребам сучасного нотаріату.

Нотаріусів було звільнено, зокрема, від обов’язків:

-         ведення алфавітних книг, журналів обліку викликів нотаріуса поза приміщенням, журналів реєстрації звернень, книг обліку літератури, розносних книг для місцевої кореспонденції;

-         складання планів роботи, звітів про їх виконання;

-         узагальнення нормативно-правових актів щодо здійснення нотаріальної діяльності.

Північно-Східне міжрегіональне управління юстиції (м. Суми), підтримуючи нововведення, сприяє запровадженню змін на теренах Полтавщини, Сумщини та Чернігівщини. Зокрема спільно з представниками місцевих відділень Нотаріальної палати України був проведений цикл навчальних семінарів для нотаріальної спільноти зазначених регіонів.

Наразі Мін’юст працює над другою частиною змін до вищевказаних Правил ведення нотаріального діловодства.  

Разом з тим, досягнення максимальної ефективності нотаріату неможливо без запроваджування сучасних та інноваційних рішень, тому в майбутньому Міністерство юстиції і надалі планує модернізувати нотаріальне діловодство, запроваджувати ІТ-технології та новітні програми для створення, виготовлення та зберігання нотаріально посвідчених документів. Північно-Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Суми) у свою чергу створить усі необхідні умови для реалізації амбітних планів Уряду.