За словами директора Сумського обласного центру зайнятості Володимира Підлісного, незалежно від того, в якій формі фіксуватиметься трудовий шлях людини, деякі правила діятимуть і в подальшому. Зрозуміти значення цього документу для працівника дозволяє «Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників», що затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту № 58 від 29.07.93 р. (далі – Інструкція). Звернімо увагу на деякі гарантії, пов’язані з веденням трудових книжок:

1. Внесення запису до трудової книжки – елемент оформлення трудових відносин.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності або у фізичної особи понад 5 днів, у т. ч. осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню (пункт 1.1 Інструкції). Без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше (п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. № 301 «Про трудові книжки працівників»). Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше 5 днів з дати прийняття на роботу. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.

2. Трудова книжка фіксує всі професійні здобутки працівника.

До неї вносяться, відомості про роботу, переведення на іншу роботу, звільнення; про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; відомості про відкриття, на які видані дипломи, про винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди (пункт 2.2 Інструкції). Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться.

3. Трудова книжка додатково сприяє реалізації права на пенсію.

Нині ПФ України веде електронний Реєстр застрахованих осіб. Проте законодавство встановлює додаткові гарантії, що пов’язані з наявністю страхового стажу. Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення. Це передбачає пункт 2.14 Інструкції.

4. Видача і заповнення трудової книжки має значення при звільненні.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний в день звільнення видати працівникові оформлену трудову книжку і провести з ним розрахунок (ст.47 Кодексу законів про працю України). Відповідно до ст. 235 КЗпП України, якщо неправильне формулювання причини звільнення в трудовій книжці перешкоджало подальшому працевлаштуванню працівника, орган, який розглядає трудовий спір, одночасно приймає рішення про виплату йому середнього заробітку за час вимушеного прогулу. У разі затримки її видачі з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. У справах про звільнення працівник може звернутися до суду з позовом у місячний строк з дня вручення копії наказу про звільнення або з дня видачі трудової книжки (ст. 233 КЗпП). Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення із повідомленням про необхідність отримання трудової книжки. Її пересилання поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції).

І п’яте. Трудова книжка, за словами В.Підлісного, забезпечує отримання послуг у період безробіття. Для отримання статусу безробітного особа, яка шукає роботу, серед інших документів, подає до центру зайнятості трудову книжку (цивільно-правовий договір чи документ, який підтверджує припинення останнього виду зайнятості). Безробітний зобов’язаний під час відвідування центру зайнятості мати з собою трудову книжку та документ, що посвідчує особу. Це передбачає Порядок реєстрації, перереєстрації безробітних та ведення обліку осіб, які шукають роботу, що затверджений Постановою КМУ №792 від 19.09.2018. У трудовій книжці безробітного посадова особа центру зайнятості робить запис про початок, поновлення, скорочення та припинення виплати допомоги по безробіттю. У разі припинення виплати допомоги по безробіттю всі записи, внесені до трудової книжки, засвідчуються особистим підписом посадової особи і печаткою центру зайнятості (Порядок надання допомоги по безробіттю, у т. ч. одноразової її виплати для організації безробітним підприємницької діяльності, що затв. Наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 06.04.2020 № 624).