Да тут сложно что-то планировать. Видите, в некоторых городах снова вводят жесткие ограничения. Так что любые планы могут попросту сораваться от независящих от Вас причин.

Я бы в нынешней ситуации не рисковал браться за это все самостоятельно - слишком много переменных, на которые Вы не в состоянии повлиять и не сможете разрулить, если что. Лучше организацию бизнес мероприятия доверить кому-то со стороны, там явно опыта и ресурсов побольше. Как вариант, может, тут Вам помогут https://picasso.events/provedenie_biznes_meropriyatiy/