Обратитесь к тем, кто организовал много подобных мероприятий. Вот тут можете почитать об организации бизнес форумов и посмотреть примеры https://rocketsevent.com/service/forums/, сами обращались в эту компанию для организации конференции, все прошло замечательно!

Мы сами конференцию устраивали, у нас очень профессиональные работники)

Та устроить конференцию, тем более не большую, не очень-то проблематично. Главное место найти и технику)

С местом то тоже проблемы бывают. Но это все технические вопросы. Важнее всего подготовка спикеров, иначе никакой зал не поможет)

У нас на работе устраивали конференцию, совсем маленькую, для инвесторов. Спикеры очень хорошо подготовились, зал арендовали здесь - https://viking.com.ua/konferents-servis. Все прошло на высшем уровне. И я вам скажу, что в подготовке любого события будет важно все, как подготовка так и зал, даже настроение и погода. Просто эти факторы могут быть обесценены в зависимости от важности самой конференции.