«Найперше питання, з яким стикається кожен роботодавець, є порядок оформлення трудових відносин, - розповідає директор Сумського обласного центру зайнятості Володимир Підлісний. - Перехід до електронного обліку трудової діяльності є приводом нагадати про основні складові процесу прийняття працівників на роботу. Як відомо, порушення вимог законодавства про працю передбачає юридичну відповідальність роботодавця (ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, ст. 172 Кримінального кодексу України, ст. 265 Кодексу законів про працю України). Сьогодні Розглянемо, які основні вимоги встановлює трудове законодавство в цьому плані».

 1.Подання необхідних документів працівником

Згідно ст. 24 КЗпП, при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, а також:

• трудову книжку (у разі наявності) або
• відомості про тудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5-ти днів після прийняття на роботу (ст. 48 КЗпП).

У випадках, передбачених законодавством, також подаються документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Про бажання працівника вступити в трудові відносини свідчитиме складена ним і подана роботодавцю заява. При складанні заяви слід враховувати вимоги Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Якщо працівник влаштовується на роботу за основним місцем роботи, то в заяві це місце має бути визначене ним як основне (ст. 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»).

2. Укладення трудового договору та видання наказу

Як зазначено у ст. 24 КЗпП, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу.

Трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі, хоча також допустимою є усна форма трудового договору. У випадках, визначених статтею 24 КЗпП, трудовий договір має бути укладено в письмовій формі (при укладенні контракту, трудового договору з фізичною особою, трудового договору з неповнолітнім працівником тощо). Для окремих категорій осіб встановлено типову форму трудового договору (наприклад, існує типова форма трудового договору між працівником і фізичною особою-підприємцем, яка використовує найману працю, затверджена наказом Мінсоцполітики від 08.06.2001 № 260).

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, як правило, містить назву професії (посади), кваліфікацію, дату початку роботи, умови оплати праці (типова форма такого наказу затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489). Також у наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу може бути застережена умова про випробування (ст. 26 КЗпП). Зазвичай, працівник ознайомлюється з наказом про прийняття на роботу під розписку. Після видання наказу про прийняття на роботу роботодавцем на вимогу працівника вноситься до трудової книжки, що зберігається у працівника, запис про прийняття на роботу.

3. Інформування працівника про важливі аспекти роботи

До початку роботи працівника за укладеним трудовим договором (крім трудового договору про дистанційну роботу) власник або уповноважений ним орган зобов’язаний:

1) роз’яснити працівникові його права й обов’язки та поінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, на якому він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства та колективного договору;

2) ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

3) визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

4) проінструктувати працівника з питань техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці й протипожежної охорони.

Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами власника або уповноваженого ним органу щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку (ст. 29 КЗпП).

4. Повідомлення органів державної податкової служби про прийняття працівника на роботу

Перед допуском працівника до роботи роботодавець, який уклав трудовий договір, має подати повідомлення до територіальних органів Державної податкової служби про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України. Порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу визначений постановою КМУ від 17 червня 2015 р. № 413. Зокрема, допускається подання повідомлення роботодавцем до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованого електронного підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронних довірчих послуг. Дата подання повідомлення може бути не раніше дати видання наказу про прийняття на роботу, але має передувати даті початку фактичної роботи працівника.

5. Перевірка придатності працівників певних категорій до виконання роботи за станом здоров’я

Як зазначено у статті 24 КЗпП, забороняється укладення трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров'я. Випадки, коли роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього (при прийнятті на роботу) медичного огляду визначені, зокрема, у статтях 169 і 191 КЗпП. Перелік професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов'язковим профілактичним медичним оглядам, і Порядок проведення обов’язкових профілактичних медичних оглядів та видачі особистих медичних книжок затверджені постановою КМУ від 23.05.2001 № 559, а Порядок проведення медичних оглядів працівників певних категорій затверджений наказом МОЗ 21.05.2007 № 246.