Соответствующее распоряжение подписал мэр Геннадий Минаев.

По данным мэрии, с целью подготовки и проведения отчета создана рабочая группа, которую возглавил первый заместитель городского головы Николай Войтенко. В ее состав вошли также заместитель городского головы, управляющий делами исполнительного комитета Виктор Волонтырец, руководители структурных подразделений, работники патронатной службы городского головы, члены исполкома Олег Соколов и Александр Такул (по согласию).

До 31 января все структурные подразделения, территориальные органы государственной власти, деятельность которых координирует городской совет, должны представить информацию о своей работе за отчетный период в отдел организационно-кадровой работы.

Планируется изготовить буклеты с тезисами выступления городского головы — их будут раздавать во время отчета.

Координация работы по подготовке и проведению отчета возложена на заместителя городского головы, управляющего делами исполнительного комитета Виктора Волонтырца.