Типичный пример: компания, открывающая представительство в иностранном государстве, должна предоставить в регистрирующие органы этого государства комплект своих учредительных документов. Та же компания, открывающая счет в зарубежном банке, предоставляет набор своих документов в этот банк, и т.д.

Именно для того, чтобы облегчить жизнь участникам международной деятельности, и была подписана Гаагская конвенция от 5 октября 1961 г., отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Ее название не означает, что документы теперь совсем не надо заверять. Отменяется именно легализация (понимаемая как консульское или дипломатическое заверение), а взамен вводится новая процедура заверения, более простая и унифицированная.

Процедура состоит в том, что непосредственно в стране происхождения документа к нему прилагается специальный сертификат, называющийся "Апостиль" (буквально - "надпись"). Он может быть проставлен на самом документе в виде штампа, либо прилагаться к нему на отдельном листе. Сертификат имеет стандартную форму, предписанную конвенцией, и содержит в пронумерованных полях информацию о стране происхождения документа, лице, его подписавшем, а также о том, кто, где и когда произвел заверение, его подпись и печать, регистрационный номер. В верхней части сертификата обязательно имеется надпись на французском языке "APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

Суть конвенции заключается в том, что при наличии апостиля на документе, происходящем из одной страны-участницы конвенции, дополнительная легализация документов для использования их в другой стране-участнице не требуется. Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участницей конвенции, потребуется консульская легализация.

По условиям конвенции, заверению апостилем подлежат только официальные документы, то есть документы, подписанные государственными чиновниками, нотариальные акты и т.п. При этом апостилем заверяется подлинность подписи этого государственного чиновника или нотариуса. Само же содержание документа органом, проставляющим апостиль, строго говоря, не подтверждается, не проверяется, и вообще его не интересует.

Поставить штамп «апостиль» возможно на: 

- нотариально заверенные документы (на нотариальную копию, доверенность, согласие, распоряжение и др.);

- документы юридических лиц (на нотариальную копию устава, свидетельства о регистрации, о постановке на учет и др.)

- оригиналы документов об образовании (апостиль на диплом, аттестат, справку и др.); 

- оригиналы документов ЗАГС (на свидетельство о рождении, заключении брака и др.).